Che incubo i documenti sparsi per casa! Quante volte si va alla ricerca di una fattura, di una copia di un pagamento fatto e non si riesce a trovarla per mancanza di ordine?
Avere un archivio documenti ben organizzato è davvero importante, per non perdere tempo nella ricerca, per avere tutta la situazione finanziaria sotto controllo e perché no, per risparmiare denaro, non rischiando di pagare cose già pagate in precedenza.
È vero che mettere ordine tra i documenti può sembrare complicato, ma bastano pochi e semplici step per liberarsi finalmente del disordine. Bisogna archiviare i documenti correttamente, avendo a disposizione organizer, raccoglitori, cartelline trasparenti ed etichette adesive, come quelle proposte da Rajapack.
Le etichette, in particolare, sono un ottimo strumento per organizzare oggetti, scatole e documenti e per riconoscere subito il contenuto, grazie alla possibilità di personalizzarle.
Inoltre, usare le etichette agevola il lavoro e riduce il tempo impiegato per trovare le cose.
Una volta acquistato il materiale utile, la cosa migliore è partire suddividendo i documenti in macro categorie, quindi andranno divisi a seconda che siano per la casa, personali, sull’auto etc., per poi passare a raggrupparli per micro argomenti.
Una volta suddivisi i documenti, e se la superficie del tavolo non dovesse bastare ci si può servire anche del pavimento, si può passare all’archiviazione vera e propria, inserendo tutto nei raccoglitori, adeguatamente etichettati.
Si potrebbe partire da qui per fare un po’ di pulizia, decidendo quali scartoffie buttare e quali tenere. È bene radunare tutti i documenti in un angolo della casa, chiedendo anche l’aiuto del resto della famiglia, affinché non sfugga nulla all’operazione decluttering.
Volantini, documenti del lavoro, bollette, certificazioni, scuole dei figli, insomma tutto deve essere visionato e analizzato per ordine d’importanza. Siccome questa è un’operazione che richiede del tempo, non si può pensare di svolgerla in poche ore, è giusto dedicarle almeno un pomeriggio a settimana, magari nel week end, valutando anche l’urgenza del documento: è una multa? Quando scade? Ecco perché gli esperti consigliano di fare dei controlli periodici, sicuramente facilitati da una buona organizzazione.
Le cose da pagare a breve potrebbero essere inserite in una cartellina da tenere sempre a portata di mano. La cosa importante è avere spazio a disposizione e conoscere i termini di legge per la conservazione dei documenti, per esempio il bollo pagato va conservato per tre anni, la dichiarazione dei redditi per 5 e così via…
A vedere la mole di documenti da sistemare, spesso, si è presi dallo sconforto, ma bisogna tenere a mente che la fatica è solo iniziale, poi sarà una passeggiata trovare il documento che serve o controllare eventuali anomalie.
