Alberto Almagioni – sviluppatore PHP e docente di un master in fundraising – parlando del database espone e spiega come lo strumento di raccolta di dati risulti funzionale e automatizzato anche al mondo del volontariato.
a cura di Francesca Leoci e Rosa Porro
Cos’è un database?
Lo avremmo sentito nominare almeno un milione di volte, ma di cosa si tratta realmente? “Wikipediamente” parlando, il database è un insieme di informazioni e dati strutturati, in genere archiviati elettronicamente in un sistema informatico. Sembra una semplice raccolta di dati, così semplice da non sentire sempre la necessità di affidarsi a qualcosa di più complesso e costoso, affidandosi quindi a sistemi di facile portata come i risaputi fogli Excel.
Sicuramente Excel è un ottimo punto di partenza quando si ha bisogno di avere delle informazioni scritte da qualche parte. Però questo è uno strumento che nel giro di poco tempo inizia a risultare limitato nel momento in cui si avrà un’evoluzione dei dati, rendendosi quindi poco gestibile.
Excel. Perché no?
Il problema non sussiste nel momento in cui ci si ritrova a gestire dati e informazioni. L’ostacolo, però, si presenterà quando queste informazioni inizieranno a crescere anche in termini di font. Così Alberto spiega con un esempio: “Se io accolgo delle donazioni su PayPal, esporterò determinati dati diversi da quelli che avevo previsto nel mio Google Form. Quindi mettendole assieme potrei ritrovare delle anagrafiche doppie, o se un donatore decide di fare una seconda donazione potrei non ritrovarla nel mio Excel costringendomi ad inserirla nuovamente risultando come una nuova donazione di un terzo soggetto.”
La difficoltà nel mondo no profit alloggia nel fatto che utilizzare uno strumento troppo artigianale sarebbe come sopravvivere in una fase di inseguimento verso qualcosa di più efficace. Appare semplice non riuscire a gestire al meglio la propria organizzazione, rischiando di non avere un contatto diretto con i propri sostenitori e quindi di non crescere insieme.
Il mondo no profit esita
Il mondo del fundraising non ha ancora recepito l’importanza di avere un database tra i mezzi che può utilizzare.
La questione del no profit in Italia è che ha numeri enormi costituiti però da realtà molto piccole, le quali vedono nel database uno strumento troppo articolato e complesso. Parliamo di contesti con poche persone che si autosostengono e alle quali potrebbe apparire non necessario l’utilizzo di un database, non avendo le strutture opportune per adoperarlo. Nelle realtà più grandi e più strutturate sarebbe particolarmente necessario utilizzarlo, ma purtroppo l’assenza di cultura sull’argomento fa sì che esse continuino ad approcciare con metodi alternativi e di certo meno funzionali.
Un investimento essenziale
Nel momento in cui si ottiene un certo numero di sostenitori, il database è necessario. Il problema è spesso economico, per cui un’associazione tende a scartare l’idea di implementare l’utilizzo dello strumento percependolo come una spesa superflua. Questa concezione rappresenta la vera barriera che frena il no profit, il quale non comprende la potenzialità di uno strumento in realtà essenziale.
Alberto Almagioni ci afferma: “Mi è capitato spesso di trovare organizzazioni che mi dicano di essere consapevoli del bisogno di avere un database, ma il suo costo fa nascere in loro la paura di sbagliare”. Molte volte l’investimento che viene chiesto per uno strumento di questo tipo può apparire importante per le associazioni no profit, le quali sono partite con un valore di mercato prossimo allo 0. Per questo motivo l’obiettivo primario è quello di divulgare informazioni e consapevolezza su quelle che sono effettivamente le potenzialità dello strumento.
“Mancano figure che hanno competenze specifiche per guidare le organizzazioni verso la scelta di quello che è lo strumento ideale per loro”. Non esiste un’unica tipologia di database in quanto le esigenze di ognuno varino. In base a ciò, sarà opportuno avere chiare le proprie esigenze e affidarsi ad un esperto che sappia gestire in maniera ottimale il database scelto.
Un elemento fondamentale su cui si lavora prima di tutto è quello della fiducia. “Le informazioni che gestisci sono un investimento sulla tua organizzazione in termini di fiducia. Non gestirle e non dare loro l’importanza che hanno rischia di compromettere la fiducia verso la tua organizzazione e, a lungo andare, anche verso il settore.”
